Managed
Sharepoint Services
Dokumentenmanagement am Modern Workplace
Dokumentenmanagement inklusive revisionssicherer Archivierung und natürlich unter Einhaltung der DSGVO ist für jedes Unternehmen ein essentielles Thema. Manche KollegIn traditioneller Unternehmen mag sich noch an die Registratur erinnern: Ganze Etagen mit ellenlangen Regalen voller Ordner, Einstellern und Mappenstapeln, die peinlich genau sortiert und kategorisiert sind. Tatsächlich gibt es heute nicht nur im Sonntagabend-Krimi so manches klassisches analoges Dokumentenmanagement.
Für den neuen digitalen Arbeitsplatz sind Papier und Aktenordner wenig hilfreich. Wir wollen ja genau die wichtigen Informationen schnell und einfach zur Verfügung haben, die wir just im Moment brauchen.
Das betrifft natürlich auch die typischen Dokumente wie Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen. Ein erheblicher Anteil an Informationen entsteht tagtäglich neben den Warenwirtschaftssystemen.
Angefangen vom Schriftverkehr in Mails über Worddokumente mit Angeboten, Verträgen etc. bis hin zu Excel-Dateien. Dazu kommen Projektdateien, Mitschnitte von Videokonferenzen, Chats, Marketing-Content u.v.m.
Sie ahnen schon, was jetzt kommt: Auf unübersichtlichen Filesystemen und lokalen Festplatten sind sie weder wirklich geschützt aufbewahrt noch für Alle einfach zu finden.
Die gute Nachricht ist: Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem. Sharepoint. Ohne Extrakosten. Revisionssicher und DSGVO-konform. Und Sie können sogar kleinere Geschäftsprozesse wie Budgetfreigaben oder die Rechnungsprüfung über Workflows gestalten. Natürlich komplett integriert in den digitalen Arbeitsplatz.
Der Clou kommt erst noch: Dazu braucht es keine langwierigen Projekte und Sie stehen mit all dem nicht alleine da!
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Alles an einem zentralen Ort -
Alles für Alle jederzeit von überall aus im Zugriff
Es ist doch so: Selbst wenn Sie kein Fan von Homeoffice sind und auch keinen Außendienst haben, wollen Sie trotzdem jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen können und nicht jedes Mal Ihre KollegInnen darum fragen. Letztlich kosten die täglichen Suchen nach Dokumenten und Informationen wertvolle Zeit und die hat heute kaum einer mehr. Außerdem ist das mit der Revisionssicherheit und der DSGVO auch so eine Sache – ganz zu schweigen von Datenverlusten! Das muss nicht mal eine Cyberattacke sein, PCs und Laptops können auch mal kaputt gehen.
Wie schon vorhin angekündigt: Sie haben die Lösung schon und zahlen jeden Monat im Rahmen Ihres Microsoft 365 Abonnement dafür. Sie müssen nur noch durchstarten. Dabei helfen wir Ihnen gerne, übernehmen sogar den ersten Schwung an Aufgaben. Und wenn Sie Ihre IT dauerhaft entlasten wollen, übernehmen wir den Part ebenso.
Natürlich nehmen wir auch Ihre MitarbeiterInnen über Trainings an die Hand und zeigen ihnen, wie wunderbar einfach und schnell die tägliche Arbeit am Modern Workplace sein kann.
Unsere Managed Sharepoint Services im Überblick
Unsere Managed Sharepoint Services beinhalten sämtliche Aufgaben rund um Dokumentenmanagement, Workflows und Prozess Automatisierungen am digitalen Arbeitsplatz. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, in welchen Bereichen wieviel Entlastung für positive Effekte bei Ihnen sorgen kann.
ENVISIONING & PERSONALIZATION
Das Basisgerüst Ihres individuellen Dokumentemanagements inklusive Konzeptionierung (Wo was wer was wann)
DEPLOYMENT & CONFIGURATION
Initialisierung, Aufbau und Bereitstellung von Sharepoint Sites & Workflows inklusive Zugriffberechtigungen
MIGRATION
Migration von Daten aus Filesystemen, DMS und weiteren – auch onpremise nach online
DOCUMENT LIFE CYCLE MANAGEMENT
Einführung von Bibliotheken, Versionen, Metadaten und Rechten u.a. für den Einsatz von Microsoft Copilot / KI
INTRANET PORTAL
Aufbau von Wikis, Portalen etc. inklusive Integration in Microsoft 365 & Teams
WORKFLOW & PROCESS AUTOMATION
Einfache Workflows bis hin zu komplexer Automatisierung
COMPLIANCE & SECURITY
Der Umgang mit Daten gemäß DSGVO, Revisionssicherheit & Security Policies
TRAINING
Ausbildung, Auffrischung & Whats-New Trainings für Ihre MitarbeiterInnen
Do More with Less - Einfach produktiv arbeiten
Wie wäre es mit einer inspirierenden Tour um den Modern Workplace?